Beroende på kundens behov ansvarar vi för helheten från det att hyresavtalet tecknats fram tills att inflyttning skett och avvecklingen av den gamla lokalen är klar eller för delmoment såsom en förstudie, en hyresgästanpassning eller en flytt. Styrmedel i alla projekt, genom alla processer, är beslutat projektdirektiv, tidplan och budget.
Planering
Förstudie
I en förstudie utreder vi förutsättningarna för projektet. Vi intervjuar berörda, tydliggör kravställningar och tar fram ett beslutsunderlag.
Tidplan
En övergripande tidplan tas fram som styrmedel genom hela projektet.
Budget
En budgetkalkyl tas fram för beslut. Den beslutade budgeten blir sedan ett styrande dokument genom hela projektet.
Utförande
Hyresgästanpassning
Processen hyresgästanpassning innefattar anpassningar i den nya lokalen som inte ingått i hyresavtalet; projektledning av ombyggnationer (tex omvandling av ett mötesrum till en TV-studie eller att kontorsrum öppnas upp till en aktivitetsbaserade yta), dragning av datanät eller installation av specialsnickerier (tex en receptionsdisk med tillhörande larm).
Gestaltning/lokalutformning
I gestaltning/lokalutformning arbetar vi nära arkitekter, inredningsarkitekter och andra sakkunniga för att skapa bästa möjliga miljöer för våra kunder i nära samarbete med en intern projektgrupp. I vissa uppdrag är det extra kritiskt att säkra form och funktion, t.ex. för att det är en helt ny eller anpassad produkt som ska tillverkas i många upplagor. Då rekommenderar vi att en eller flera pilotmöbler tas fram och utvärderas tillsammans med ansvariga arkitekter/berörda.
Upphandlingsprocessen
Under upphandlingsprocessen hanteras förfrågningar och avrop olika beroende på om upphandlingen ska ske enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU), enligt kommunala avtal, genom egna tecknade avtal eller via att en ny upphandling görs. OTB upphandlar alltid med kundens bästa i fokus. Eftersom vi är oberoende och inte knuten till någon leverantör, har arkitekterna fria händer att skapa bästa möjliga helhet utifrån beslutad rambudget.
Återbruk
Återbruk innebär att återanvända inredning och utrustning tex genom rekonditionering, tapetsering eller ommålning. Glädjande så ökar intresset allt mer för att blanda nytt och gammalt i det nya kontoret. I vissa projekt kan vi erbjuda befintliga möbler till hemmakontor, i andra uppdrag försöker vi hitta alternativa intressenter för att minimera att möbler och utrustning slängs.
Slutfas
Flytt
Flyttprocessen ingår ofta som en avslutande del i ett projekt. Från den övergripande flyttplaneringen detaljeras och hanteras de sista detaljerna med vald flyttfirma. De sista slänga och rensa aktiviteterna utförs, flyttkartonger och instruktioner distribueras och flytten genomförs. Efterarbetet inkluderar uppföljning av borttappat gods och ev. hantering av flyttskador. Ibland anlitas specialexpertis, t.ex. vid flytt av värdefulla labbinstrument eller konst.
Avveckling
I avvecklingsfasen arbetar vi med att tomställa den gamla lokalens inredning och utrustning och återställa lokalerna enligt hyresavtal och/eller enligt överenskommelse. Arbetet kan innefatta demontering av passage- och datakablage eller att väggar lagas och bättringsmålas. Dialog förs med Fastighetsägaren i ett tidigt skede för att säkra att överlämning sker enligt överenskommelse. Återbruk av kvarvarande inredning och utrustning hanteras under denna fas.
Budget
Utfallet av budgeten sammanställs och redovisas kund.
Överlämnande av projektdokument
Projektdokument, tex kontaktlista till leverantörer, utfall av riskanalyser och projektets slutrapport, överlämnas till kund i samband med att projektet stängs.
“The best way to predict the future is to invent it.”